收到公文了，該怎麼回覆？
回覆公文時，要注意行文系統、內容結構（主旨、說明、辦法）、公文專用規範及法律用字、用語和數字使用原則這四點，以下就讓法律人帶你一起透過實際公文案例，了解如何回覆公文吧！
STEP 1. 辨別行文系統
這一步主要是為區分不同公文系統的「稱謂語」、「起首語」和「期望語」區別，如：對上行機關稱謂語用「鈞」，對平行機關用「貴」。
STEP 2. 了解公文結構體系
STEP 3. 撰寫本文
主旨
寫法：起首語＋主要意旨＋期望語
規則：50～60 個字，一段完成，為全文精要，需具體提出行文目的與期望，或核復意旨，讓讀者一目瞭然。
例句：重申西藥販賣業者須落實藥事人員駐店管理，以維護民眾用藥安全，請 查照轉知貴署會員。（臺南市政府 ➡️ 台南西藥商業同業公會）
説明
寫法：因果關係法／三段式論證法
規則：
三段式論證法：引據（事實）＋申述（事實、原因）＋歸結（分析、結果）
因果關係法：起（引據）＋承（申述）＋轉（分析）＋合（歸結）
例句：
三段式論證法
一、依據衛生福利部食品藥物管理署 103 年 1 月 22 日 FDA 藥字第 1031400487 號函辦理。
二、本局已將西藥販賣業藥事人員販賣藥品之管理，列為年度重點稽查項目，請轉知 貴屬會員遵守相關法令，以免觸法受罰。
三、檢附原函影本乙份供參。
因果關係法
一、邇來發去新北市玉林國中及嘉義梅山國中畢業旅行車禍不斷，造成多民學生傷亡，引起家長及民意輿論不斷地撻伐。
二、究肇事主因，乃主辦學校未盡責任，對租用之交通工具之檢查疏於注意即未慎選承攬之旅行社所致，爰請本市各級學校，應引為殷鑑，勿重蹈覆徹。
辦法
寫法：行政三聯制法
規則：計畫＋執行＋考核
例句：
一、為確保旅行社品質，各校舉辦校外教學參觀選擇旅行社，除應依採購法程序辦理外，尤應指定有品質認證之旅行社。
二、為加強輔導各校，本局規劃訂定「各級學校辦理校外教學活動租用交通工具應行注意事項」，以建立標準作業流程。
三、租用交通工具應以出廠 2 年內之新車為度，並請廠商提供 2 年之維修紀錄，以確保車輛之性能及確認責任。
STEP 4. 注意公文用語、法律用字及數字使用規範
分段項目符號應另列縮格以全形書寫為一、二、...，(一)、(二)...，1、2、...， (1)、(2)，括弧「()」以半形為之。
中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全行為之。
阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。
日期、時間、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼、計量單位、統計數據、法規條項款目、編章節款目統計數據以阿拉伯數字表示。如：院臺秘字第0930086517 號
描述性用語、專有名詞、慣用語、法規制定、修正、廢止等作業公文書、法規草案總說明、條文對照表以中文數字表示。如：修正條文第十六條之說明：一、關稅法第十二條第一項計算關稅完稅價格附加比例已減低為百分之五，本條第一項爰予配合修正。
圖片來源：宜蘭大學
STEP 5. 注意言簡意賅、字少而精並重複檢查
朝向「簡淺的文言文、濃縮的白話文」邁進。以下也提供八點常見錯誤的檢查事項，讓你的公文百密無一疏！
格式是否完備？
如漏受文者，發文日期錯誤；如複製舊檔案，受文者、時間均未修改，發文時間可能是去年、甚至是前年時間。
陳述是否周延？
是推理式或順敘式？
文字是否通順？
按語、連接詞、妥善運用虛字...
稱謂正確否？
如：機關或單位名稱、同仁職稱等。
是否有錯字或自動選字錯誤？
數字格式是否無誤？
中文數字或阿拉伯數字？
引據是否正確清楚？
如引用來文日期文號正確否?如引用法規名稱、條次、條文內容是否正確？如果是照錄原文請用「」引出（即節引），如果是引述其文意請用來函略以（即撮引即將來文之重點寫出）。為免造成一文各表之現象，最好採用「節引」。
標點符號是否用對？
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