「簽」是什麼意思？分哪些種類？如何擬撰？1分鐘公文小教室

「簽」是什麼意思？什麼時候會用？

簽為內部溝通時所使用的文書，屬上行文。是承辦人基於職責，對職掌事項有所陳述、請示、請求、建議使用，供長官瞭解案情並作抉擇的依據，簽是公務員最常撰寫的文書之一。

「簽」分為哪些種類？

1. 大簽：案情較重要、複雜，或業務需要而主動簽辦時使用，以制式簽的格式簽辦。

   • 內部簽：同一機關內部陳送主管或首長核示的簽，主管依分層負責授權的規定核決，簽末不用敘明敬陳OO長官。

   • 外部簽：比照一般文稿辦理，首長裁示後繕發，編列發文日期與字號。

2. 小簽：案情較簡單或是例行性的時候，就不需要用到大簽辦理。

   • 角簽：案情較簡單的文件，可以直接在來文第 1 頁空白角落以條列式或敘述式簽擬處理意見。

   • 便簽：使用便條紙，以便簽簽擬後放在來文上面，上角訂妥、加蓋職名章後送核。

   • 便箋（便條）：簡單案情的擬撰、單位間的洽商回復或受會意見表示時使用。

   • 簽稿會核單：如果需要會簽 2 個以上的單位表示意見時，就可使用簽稿會核單擬簽，於來文上加蓋職名章後送核。

大簽、小簽的寫作格式有什麼差別？

1. 大簽

   • 三段式：主旨＋說明＋擬辦

   • 二段式：主旨＋說明或主旨＋擬辦

   • 一段氏：主旨

   • 主旨：起首語＋○○一案＋期望語（不可分項）

     (1) 以 50～60 字完成為原則

     (2) 扼要敘述簽的目的及擬辦（主旨的擬辦較屬原則性、概括性或方向性）

   • 說明：分項說明案情來源、經過、有關法規或前案、處理方法分析等。

   • 擬辦：提出具體意見或可行方案。

2. 小簽：以條列方式呈現（每段冠以一、二、三......等序號）

   • 依照「引據＋申述＋歸結」方式以條列式敘述。

   • 製作要領：

     1. 敘明案由

     2. 說明有關事項

     3. 提出擬辦意見

     4. 期望語（目的語）

「簽」有哪些擬撰方式？

1. 先簽後稿

   • 制定、訂定、修正、廢止法令案件

   • 有關政策性或重大興革案件

   • 牽涉較廣、會商未獲結論案件

   • 擬提會議討論案件

   • 重要人事案件

   • 其他重要必須先行簽請核定案件

   簽陳先陳核批示後，依簽核結果發函，函稿放置於上，簽陳放於下，且在函稿左上方註明「先簽後稿」。

2. 簽稿並陳

   • 文稿內容依法准駁，但須另簽說明之案件

   • 須限時辦發，不及先行請示之案件

   簽陳放在上面，函稿放在下面，且應在簽陳左上方註明「簽稿併陳」。

3. 以稿代簽

   • 案情簡單，勿須另作說明

   • 例行承轉之案件

   應在函稿左上方註明「以稿代簽」。