【存證信函範例】存證信函怎麼寫?一次看懂用途、費用、撰寫重點

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By 法律人編輯 - Kelly.2022-04-20

存證信函是什麼?

存證信函(Legal attest letter)是指當糾紛發生,預計要採取法律行動前,藉由郵局證明信件內容及發信日期、收信日期的信件文書,證明發信人於信中表達了一定的意思,且收信者確實收到信件,對寄件人來說,是保存證據的一種便利方法。

舉個例子

甲欠乙 $5,000 ,甲賴帳避不見面,這時乙可到郵局購買存證信函紙,或到郵局網站下載一式三份信函格式,寫下相關事由和個人的「意思主張」,第 1 張由乙保存,第 2 張由郵局保存,第 3 張則寄給甲,如有證據(如:本票、支票或其他匯款證明)可一併附上,日後進行訴訟,能做為證據之用。


存證信函有什麼功用?

主要是要達成法律上「證據保存」、「告知」及「防範未然」。

證據保存

a. 證明曾為意思表示/通知:最常運用於解除契約、終止契約、 意思表示撤銷、承認、抵銷等。

b. 證明時效的遵守:時效的遵守與否,往往是影響法律關係生效的要件。由於存證信函足以證明寄件人何時發信,何時收件,在時間上的證據力確定而不可動搖,這無論在請求權的消滅時效上或形成權的除斥期間上,「存證信函」都發揮出強大的證據功能。

防患未然

在許多民、刑事案件在告上法庭前,只要當事人懂得在恰當時機寄出存證信函,無論是通知、催告、或警示對方,經常會使一些稍具法律常識的人,知所收斂,不敢妄為,或使對方不再存僥倖之心,而主動與對方達成協議或和解。


存證信函怎麼寫?

存證信函其實對格式沒有太多要求,只要注意下列存證信函寫法重點即可:

  1. 事實

    寫清楚完整事實,如:要求債務人履行還款義務,說明是否有簽訂文書、約好什麼時間點前須還完全款,即對方何時開始就沒有還錢等等,千萬不要含糊、不清不楚。

  2. 目的/訴求

    要求收文者為一定作為或不作為,即對方具體該做什麼事情

  3. 期限警告

    應注意人(當事人)、 事(事實經過)、時(發生時間)、地(發生地)、物(標的物)等重點

    如:「限收件人於x年x月x日前解決...,否則...」或「限收件人於文到 x 日內予以處理,否則...」。
    ( *限 x 日:以 7 至 10 日為合理時日)
    (* 否則...須具體表達訴求)


存證信函範例

以下整理「租房修繕」、「押金返還」與「借貸糾紛」三種常見存證信函類型,供大家參考:

  1. 租房修繕義務之通知

    按本人前於民國  年  月  日向    台端承租門牌號碼  市  路  段  巷  號  樓房屋,詎於本人遷入後未達月餘,即發覺浴室內之馬桶不通,且廚房天花板嚴重漏水,除整日滴水外,並因而導致油漆不斷剝落,影響廚房衛生甚劇。本人於  年  月  日曾以電話與    台端聯絡,惟不見    台端採取修復措施,特再以本函催請    台端於三日內履行民法第四百二十九條之修繕義務,逾期則本人將自行僱請水電工修復。至於修復費用,本人將逕自本月份租金中扣除,特此通知,希待見覆。

  2. 返還押金之通知函

    按    台端與本人於中華民國  年  月  日所簽訂之不動產租賃契約,租賃位於  市  路  號之房屋,業已於  年  月  日屆滿,並經本人遷還房屋與        台端。查本人於簽訂賃契約時,已交付    台端押租金新台幣    元,依約    台端應於租期屆滿時返還押租金於本人。惟屢經本人催告    台端返還前述押租金,    台端均置之不理,特此函告台端於函到七日內,返還前述押租金與本人,以免爭訟。

  3. 借貸糾紛之催告

    台端曾於民國(下同)  年  月  日向本人借款新台幣  元,約定於  年  月  日(或  月內償還),雙方立有借據一紙為憑,孰料台端屆期並未償還,屢催不遂,毫無清償誠意,特此催告,並限台端於文到後  日內向本人清償完畢,否則依法訴究,不再寬貸,切勿自誤。

存證信函費用怎麼計算?

郵局官網資料,台灣地區存證信函存證費首頁 $50 ,續頁每頁或附件每張 $30 ,郵局保存 3 年;但寄送到國外的存證信函則根據地區與重量有所不同。

結語:本文介紹存證信函的意義、功用、費用及撰寫重點,並提供三種常見的存證信函範本,帶您快速了解、實際應用法律知識。

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